Add To Board
Setiap perayaan pernikahan tentu tidak ada yang bisa menjamin bahwa segalanya akan berjalan sesuai rencana. Karena mungkin saja ada hal yang menyebabkan Anda harus kelimpungan menghadapi suatu kondisi tidak terduga, seperti perubahan cuaca ekstrim, mobil pengantin yang mogok, penundaan waktu pemberkatan, orang tua yang jatuh sakit, hingga tamu penting yang terlambat menghadiri acara pernikahan Anda. Sering kali faktor-faktor yang berada di luar kendali ini membuat pasangan pengantin maupun tim vendor merasa kesulitan ketika harus melakukan perubahan rencana pada menit terakhir.
Bayangkan bila Anda tidak memiliki alur komunikasi yang jelas kepada seluruh vendor pernikahan Anda. Kemungkinan besar sejumlah pengisi acara dan tamu undangan Anda juga harus menelan kekecewaan lantaran informasi tersebut disampaikan dengan terlambat. Oleh karena itu, Anda perlu menyiapkan siasat khusus jika ingin prosesi pernikahan Anda tetap terorganisir. Ikuti sejumlah panduan berikut ini.
- Segera Hubungi Vendor Anda melalui Email atau Telepon
Semakin cepat perubahan tersebut sampai ke telinga mereka, maka akan semakin baik. Karena, tim profesional Anda memerlukan waktu yang tidak sedikit untuk dapat menyesuaikannya kembali seperti semula. Namun, sebelum Anda berbagi informasi terbaru dengan para vendor, periksa kembali bagaimana seluruh komponen yang telah Anda ubah. Apakah pembaruan tersebut benar-benar telah sesuai seperti yang Anda inginkan? Bila ya, segera hubungi seluruh vendor yang terlibat melalui perangkat komunikasi yang tersedia.
Tentu saja telepon menjadi sarana komunikasi utama yang harus Anda gunakan. Jika mereka tak kunjung menjawab panggilan Anda, segera tinggalkan pesan yang mengisyaratkan bahwa Anda memerlukan bantuan mereka untuk sejumlah perubahan. Kemudian, mintalah mereka untuk menghubungi Anda kembali sebagai konfirmasi. Anda juga selalu bisa mengirimkan detail informasi beserta attachment yang diperlukan melalui email. Pastikan seluruh vendor telah menerimanya serta menyetujui pembaruan Anda.
- Umumkan Melalui Media Sosial
Terkadang, cara ini sangat dibutuhkan apabila Anda berencana mengusung pesta pernikahan dalam skala besar. Dengan perhitungan jumlah tamu yang cukup banyak, biasanya situasi ini tidak memungkinkan bagi Anda untuk dapat menghubungi seluruh tamu undangan satu persatu. Jadi, gunakan alternatif media sosial sebagai sarana untuk menyampaikan perubahan informasi, tetapi jangan sampai Anda hanya mengandalkan opsi ini saja, mengingat tidak semua orang rajin menyempatkan diri untuk membuka akun media sosial mereka setiap saat.
- Mintalah Bantuan Kerabat Dekat Anda
Sebagai calon pengantin, tentu saja Anda membutuhkan 'tangan kanan' dari orang-orang kepercayaan Anda untuk setiap hal-hal yang mendesak. Jangan sampai Anda terlalu sibuk melibatkan diri dalam suatu perubahan sehingga lalai dengan rentetan detail pernikahan yang lainnya. Bila Anda telah mengupayakan segala cara, lihat kembali daftar tamu undangan Anda, dan lakukan pembagian tugas kepada keluarga maupun pengiring pengantin Anda untuk dapat menghubungi tamu undangan, baik melalui pesan singkat, telepon, hingga mulut ke mulut. Jika Anda memiliki perencana pernikahan, bekerjasamalah dengan mereka untuk penyebaran informasi yang lebih merata.
- Libatkan Staf Gedung Pernikahan
Apakah Anda tengah merencanakan pernikahan destinasi? Jika mayoritas tamu undangan Anda telah diatur sedemikian rupa untuk menginap di dalam hotel, berikan pembaruan informasi tersebut kepada staf yang terlibat dalam proses check-in mereka. Pastikan kabar terbaru ini benar-benar sampai ke telinga para tamu, baik melalui telepon ataupun catatan khusus yang diletakkan di setiap kamar. Tunjuk seseorang yang bisa Anda andalkan untuk memantau situasi jika tidak memiliki tim perencana pernikahan.
- Perhatikan Waktu Saat Mengirim Pesan
Industri pernikahan seakan memang tidak pernah mengenal hari libur. Bahkan, akhir pekan menjadi saat yang paling sibuk karena sejumlah vendor diharuskan untuk terjun langsung mengurus pernikahan klien mereka. Sebelum memutuskan untuk menghubungi vendor Anda, ada baiknya cari tahu terlebih dulu bagaimana ketentuan jam operasional mereka. Kami menyarankan agar Anda menghindari hari libur nasional dan waktu di luar jam kerja saat akan menghubungi mereka. Selain dirasa kurang efektif, kemungkinan besar mereka tidak dapat merespon Anda dalam kurun waktu yang cepat.
- Lakukan Finalisasi Minimum Dua Minggu Sebelum Hari H
Minggu-minggu terakhir sebelum hari pernikahan Anda adalah waktu yang paling krusial. Pastikan Anda telah melakukan tahap finalisasi untuk seluruh detail kebutuhan pernikahan. Kiat yang satu ini mungkin hanya berlaku untuk perubahan mendadak yang muncul setidaknya beberapa minggu sebelum acara. Ketika Anda menyadari bahwa ada sesuatu yang tidak bisa berjalan dengan semestinya, segera beri tahu vendor-vendor terkait secara personal. Jangan sampai menundanya lebih lama lagi, mengingat mereka membutuhkan waktu yang cukup banyak untuk kembali berurusan dengan detail pernikahan Anda.
